Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website:

Rut-Wiess Event GmbH
Bonner Wall 31, 50677 Köln
Köpenicker Str. 187, 10997 Berlin

Telefon: 0221 39797330
E-Mail: info@rutwiess-events.de

2. Hosting

Diese Website wird bei Hostinger International Ltd. gehostet. Beim Besuch der Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene Seite
• Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten werden zur Sicherstellung des Betriebs und zur Fehlerbehebung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

3. SSL-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-Verschlüsselung (HTTPS). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

4. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind:

Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

6. Aussteller-Anmeldungen

Für die Anmeldung als Aussteller bei unseren Veranstaltungen (Südstadtfest, Kreuzberg-Festival, Feierabendmärkte, Christmas Avenue, VeedelsAdvent) erheben wir folgende Daten:

Erfasste Daten

• Kontaktdaten: Firma/Name, Ansprechpartner, Adresse, E-Mail, Telefon
• Standdaten: Standtyp, Größe, gewünschte Ausstattung (Strom, Wasser, etc.)
• Uploads: Bilder, Dokumente, Speisekarten (über Formular oder E-Mail)

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Daten werden zur Durchführung der Veranstaltung und zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung).

Speicherdauer

• Anmeldedaten: Werden nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Rechnungen und Zahlungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach HGB/AO).
• Uploads: Werden nach Ende der Veranstaltung gelöscht.

Datenverarbeitung

Die Formulardaten werden über eigene HTML-Formulare erfasst und über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) direkt an unseren selbst betriebenen Workflow-Server übermittelt, der bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet wird. Zur internen Organisation nutzen wir Google Workspace:

• Google Sheets: Verwaltung der Anmeldungen
• Google Drive: Speicherung von Uploads

Die Daten werden ausschließlich intern verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

7. Partner- und Kooperationsanfragen

Auf unserer Seite „Partner & Kooperationen" (/partner-werden) bieten wir zwei Kontaktformulare an: eines für Sponsoring-Anfragen und eines für Creator- und Presse-Akkreditierungen.

a) Sponsoring-Formular

Folgende Daten werden erhoben:

• Firma / Organisation
• Ansprechpartner (Name)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Art der Anfrage (Sponsoring, Promotion-Fläche, Werbepartnerschaft, Sonstiges)
• Gewünschte Events (Mehrfachauswahl)
• Geplantes Budget (optional)
• Nachricht

b) Creator- und Presse-Formular

Folgende Daten werden erhoben:

• Name / Künstlername
• Hauptkanal (Link zu Social Media oder Website)
• Themenschwerpunkt
• Reichweite (ungefähre Follower-Anzahl)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Nachricht / Kooperationsidee

Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch Absenden des Formulars und Bestätigung der Datenschutz-Checkbox erteilen. Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

Datenübermittlung und Verarbeitung

Die Formulardaten werden über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) an unseren Automatisierungsserver (Hetzner, Deutschland) übermittelt und dort zur Bearbeitung gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Spam-Schutz

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen verwenden wir eine technische Prüfung (Zeitstempel). Es werden dabei keine personenbezogenen Daten an externe Dienste übermittelt. Auf den Einsatz von Google reCAPTCHA oder vergleichbaren Diensten wird bewusst verzichtet.

Speicherdauer

Ihre Daten werden nach Abschluss der Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Senden Sie hierzu eine E-Mail an info@rutwiess-events.de.

8. Pressebereich (hub.rutwiess-events.de)

Für akkreditierte Medienvertreter:innen betreiben wir einen gesonderten, token-geschützten Pressebereich unter hub.rutwiess-events.de. Dort stellen wir freigegebene Pressemitteilungen, Fotos, Programm- und Media-Kit-Materialien bereit. Der Zugang setzt eine vorherige Akkreditierung voraus (vgl. Ziffer 7 b).

Zugang per persönlichem Link

Der Zugang erfolgt über einen persönlichen Zugangslink (Token). Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Funktion bzw. Redaktion/Medium sowie der Zugangs-Token und dessen Gültigkeit. Zweck ist die Bereitstellung des geschützten Pressematerials und die Zuordnung der für Sie freigegebenen Inhalte. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Medien- und Pressebetreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zugangsdaten werden gespeichert, solange der Zugang besteht – bis er von uns oder Ihnen aufgegeben (gelöscht bzw. widerrufen) wird; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

Benachrichtigungen bei neuem Pressematerial

Im Pressebereich können Sie optional einwilligen, per E-Mail über neu freigegebenes Pressematerial informiert zu werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können den Widerruf jederzeit über denselben Schalter mit Wirkung für die Zukunft erklären. Der Versand dieser E-Mails wird über unseren Automatisierungsdienst n8n ausgelöst; der eigentliche E-Mail-Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister (vgl. Ziffer 9).

Nachweis der Einwilligung

Zum Nachweis erteilter und widerrufener Einwilligungen protokollieren wir Zeitpunkt, Aktion (erteilt/widerrufen), die zugehörige Person sowie Version und Wortlaut des Einwilligungstextes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht). Diese Nachweise werden zum Beleg der Einwilligung auch nach einem Widerruf aufbewahrt, längstens für drei Jahre nach dem Widerruf bzw. dem Ende des Zugangs (Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB).

Pressefotos und Media-Kit

Die im Pressebereich bereitgestellten Fotos können erkennbare Personen zeigen (z. B. Besucher:innen von Veranstaltungen) und sind ausschließlich für die redaktionelle Berichterstattung bestimmt. Rechtsgrundlage der Bereitstellung ist unser berechtigtes Interesse an Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Veröffentlichung von Bildnissen richtet sich nach den §§ 22, 23 KUG. Die Auslieferung der Mediendateien (Fotos und Media-Kit) erfolgt über das Content-Delivery-Network von Bunny; dabei wird Ihre IP-Adresse an Bunny übermittelt, was für die Auslieferung technisch erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anbieter siehe Ziffer 10.

Betrieb des Pressebereichs

Der Pressebereich wird – anders als diese Website (vgl. Ziffer 2) – bei folgenden Dienstleistern betrieben, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen:

Beim Aufruf des Pressebereichs werden zudem automatisch Server-Logfiles verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Ressource), um den Betrieb und die Sicherheit der Anwendung sicherzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Der Pressebereich verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies (vgl. Ziffer 4). Es gelten die unter Ziffer 13 genannten Betroffenenrechte; beim Aufgeben eines Zugangs werden die zugehörigen Zugangsdaten gelöscht bzw. anonymisiert (ausgenommen die Einwilligungsnachweise). Für Anliegen rund um den Pressebereich erreichen Sie uns unter presse@rutwiess-events.de.

9. E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails (z.B. Bestätigungen, Rechnungen) nutzen wir IONOS als E-Mail-Dienstleister. E-Mail-Anhänge, die Sie uns senden (z.B. Bilder, Dokumente), werden zur Bearbeitung Ihrer Anmeldung gespeichert.

Für die Automatisierung von Versandvorgängen (z.B. Benachrichtigungen und Zugangslinks des Pressebereichs) setzen wir zusätzlich den Dienst n8n ein; der eigentliche E-Mail-Versand erfolgt weiterhin über IONOS. Mit den Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

10. Videos

Für die Einbindung von Videos nutzen wir Bunny Stream. Die Videos werden ausschließlich über Server in der Europäischen Union ausgeliefert.

Beim Abspielen eines Videos wird Ihre IP-Adresse an Bunny Stream übermittelt. Dies ist technisch notwendig für die Videoübertragung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Barrierefreiheit

Für die barrierefreie Nutzung dieser Website setzen wir das Accessibility-Widget von AccessiWay ein. Beim Laden der Website wird eine Verbindung zu Servern von AccessiWay hergestellt, wobei Ihre IP-Adresse technisch übermittelt wird.

Die IP-Adresse wird dabei über einen Proxy-Server innerhalb der Europäischen Union anonymisiert, nicht gespeichert und nicht zu Tracking- oder Marketingzwecken verwendet. Das Widget setzt keine Cookies – Benutzereinstellungen werden ausschließlich im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer barrierefreien Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Externe Dienste und Links

Kartendienste (OpenStreetMap)

Für Standortinformationen nutzen wir eingebettete Karten von OpenStreetMap. Beim Laden der Karte wird Ihre IP-Adresse an die Tile-Server der OpenStreetMap Foundation übermittelt. Dies ist technisch notwendig für die Kartendarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). OpenStreetMap setzt dabei keine Cookies und speichert keine personenbezogenen Daten dauerhaft.

Google Maps (externe Links)

Für Wegbeschreibungen verlinken wir auf Google Maps. Es handelt sich um einfache Links – beim Besuch unserer Website werden keine Daten an Google übermittelt. Erst wenn Sie auf den Link klicken und Google Maps besuchen, gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

Social Media

Auf unserer Website befinden sich Links zu unseren Profilen bei Instagram und Facebook. Es handelt sich um einfache Links – beim Besuch unserer Website werden keine Daten an diese Dienste übermittelt. Erst wenn Sie auf einen Link klicken und die jeweilige Plattform besuchen, gelten deren Datenschutzbestimmungen.

13. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Welche Daten wir über Sie speichern
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur falscher Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Ihre Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Widerspruch gegen die Verarbeitung

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter info@rutwiess-events.de.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

15. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Website anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.